KİŞİSEL VERİ İMHA PROSEDÜRÜ
A. AMAÇ VE KAPSAM
Bu prosedür, Torunoğlu Tarım Makina San. Tic. Ltd. Şti. tarafından saklanmakta olan kişisel verilerin imha edilmesinde dikkate alınacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu prosedür kapsamında, kişisel verilerin içinde bulunduğu belge tipine veya veri tiplerine göre saklanma süreleri, imha şekilleri, periyodik imha süreçleri ve imha yetkilileri belirlenmiştir.
Bu prosedürde geçen “imha” kelimesi; kişisel verilerin silinmesini, geri getirilemeyecek şekilde yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini ifade etmektedir. Burada bahsi geçen “imha”nın mutlaka hem fiziki ortamda barındırılan belgeler hem de bunun karşılığı olarak elektronik ortama aktarılmış veya direkt elektronik ortamda saklanmakta olan belge, bilgi ve yedekleri kapsaması gerekmektedir.
B. PERİYODİK İMHA SÜREÇLERİ
Torunoğlu Makina periyodik imha süreçleri Nisan ve Ekim aylarıdır. Torunoğlu Makina tarafından, her yıl Nisan ve Ekim aylarında gerek fiziki gerek elektronik ortamda bulunan tüm kayıtlar taranarak, aşağıda belirtilen saklama sürelerine uygun olarak, saklama süreleri dolmuş olan kişisel veri içeren belgeler imha edilecektir.
Saklama süresi sona eren kişisel veriler, saklama süresini takip eden ilk periyodik imha zamanında imha edilir.
C. İMHA ŞEKİLLERİ
Kişisel veri içeren fiziki ve elektronik dokümanların imhası sırasında mutlaka EK-1’de sunulan imha tutanağının (prosedürün sonundadır.) doldurularak imhayı gerçekleştiren kişi ve imha yetkililerince imza altına alınması ve bu tutanakların 40 yıl süreyle saklanması gerekmektedir.
Kişisel veri içeren belge ve bilgilerin imhası aşağıdaki şekillerde yapılır:
Fiziki belge ve dokümanlar için;
- Okunamayacak şekilde karartma,
- Silme,
- Yakma,
- Kâğıt kırpma makinesinden geçirme,
- Birleştirilemeyecek şekilde parçalara ayırma,
- Maskelemek suretiyle anonim hale getirme.
Elektronik ortamda bulunan bilgi, belge ve dosyalar için;
- Silme,
- Üzerine veri yazmak suretiyle yok etme,
- İçeriğinde veri barındıran elektronik materyali yok etme.